Solutions de numérisation et de vidéocodage

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Pour une gestion dématérialisée des factures

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Les solutions de numérisation et de vidéocodage permettent de convertir les factures papier en factures électroniques. Grâce au traitement électronique, les entreprises profitent d'une visibilité et d'une efficacité accrues et de meilleurs contrôles.

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Les solutions de numérisation et de vidéocodage accélèrent les cycles de traitement des factures. Elles facilitent également les rapprochements entres factures et bons de commande. Les entreprises encourent moins de frais de retard et peuvent bénéficier de remises pour paiement anticipé. Basware propose deux solutions de numérisation et de vidéocodage : • Une solution d’externalisation de la totalité du processus avec Basware Scan & Capture Service • Une solution de gestion en interne de ce processus avec Basware CloudScan Pour en savoir plus sur ces options, consultez notre fiche d'information.

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Solutions de numérisation et de vidéocodage : quels avantages pour votre entreprise ?

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Les solutions de numérisation et de vidéocodage de Basware permettent de lever avec efficacité et souplesse les contraintes d’une facturation ”papier”. 
Basware Scan & Capture est un service d'externalisation couvrant la réception, la numérisation, le vidéocodage et la validation de toutes les factures, envoyées ensuite sous format électronique. 
Basware CloudScan est un service cloud facile à utiliser : vous pouvez valider vous-mêmes les factures numérisées ou confier à nos services le traitement des tâches les plus ardues. 

  • Processus maîtrisé : le traitement manuel des factures papier peut donner lieu à de nombreuses erreurs. La numérisation et le vidéocodage permettent la mise en place d’un processus de facturation électronique simple, optimisé et en conformité avec les règles de l’entreprise.
     
  • Meilleure visibilité de la trésorerie : la numérisation et le vidéocodage permettent d'envoyer directement les factures dans le système ERP ou Comptabilité Fournisseurs. L’entreprise peut ainsi mieux estimer et anticiper les besoins de trésorerie.
     
  • Gain de temps et d'argent : le traitement électronique des factures peut faire gagner 60 % de temps sur chaque facture. Plus le processus est rapide et automatisé, plus les personnes aux postes clés peuvent se consacrer aux tâches à plus forte valeur ajoutée.
     
  • Des remises pour paiement anticipé : la numérisation, le vidéocodage et la gestion électronique du processus accélèrent considérablement le cycle de facturation. Des remises peuvent être envisagées via des programmes de paiement anticipé.

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Eléments associés

la numérisation des factures papier

Découvrez les avantages de nos services de numérisation, de saisie et de validation des factures – à travers une offre intégralement externaliséechez Basware ou la solution CloudScan . 

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Découvrez les avantages de nos services de numérisation, de saisie et de validation des factures – à travers une offre intégralement externaliséechez Basware ou la solution CloudScan . 

Externalisée : Pour avoir une facturation totalement électronique dès le premier jour, Basware vous propose un service de numérisation, de saisie et de validation de toutes vos factures papier. Vous sous-traitez tout chez Basware et ne recevez que des factures électroniques. Vous éliminez immédiatement tous les processus manuels pour ainsi vous consacrer à des tâches à valeur ajoutée.  

CloudScan : Vous pouvez également choisir de numériser vos factures en utilisant le service Basware CloudScan. Avec CloudScan, vous numérisez toutes les images vous-même, nous assurons de notre côté la saisie et la validation des données. Vous avez également la possibilité de gérer la validation de vos factures si vous le souhaitez.

 

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Intégration avec tous les systèmes de traitement des factures ou ERP

Basware vous propose un point d'accès unique à partir duquel vous recevez toutes vos factures fournisseursau format électronique. Nous validons et convertissons pour vous les données des factures avant de les intégrer, au format électronique, à la plate-forme d'automatisation des comptes fournisseurs de votre choix.

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Basware vous propose un point d'accès unique à partir duquel vous recevez toutes vos factures fournisseursau format électronique. Nous validons et convertissons pour vous les données des factures avant de les intégrer, au format électronique, à la plate-forme d'automatisation des comptes fournisseurs de votre choix.

La connexion entre Basware et votre système de comptes fournisseurs peut être assurée par une application très simple ou via l'utilisation de protocoles de transfert de données EDI standard. Nous vous assurons que vous n'avez pas à apporter la moindre modification à vos systèmes actuels. Nous nous chargeons de la validation de vos données selon les règles de votre entreprise et la législation locale en vigueur. Nous procédons également à la conversion nécessaire des formats de facture afin de vous les transmettre selon vos préférences, en toute transparence grâce à un rapport de suivi en ligne.

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Les solutions de facturation électronique pour les fournisseurs

Il n’existe pas de solution standard pour convaincre vos fournisseurs de vous envoyer des factures électroniques. C’est pourquoi nous proposons différentes solutions afin de les aider à  passer rapidement à l’envoi électronique des factures.

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Il n’existe pas de solution standard pour convaincre vos fournisseurs de vous envoyer des factures électroniques. C’est pourquoi nous proposons différentes solutions afin de les aider à  passer rapidement à l’envoi électronique des factures.

Les grandes entreprises choisissent généralement d’envoyer leurs factures directement à partir de leur système de facturation. Les petites et moyennes entreprises préfèrent l’e-mail, l’impression virtuelle, ou le portail Basware Network. Indépendamment de la façon dont vos fournisseurs envoient leurs factures, vous les recevrez toutes au format électronique. 

Téléchargez la fiche produit Basware PDF e-Invoice

Lisez notre livre blanc « Les 5 conseils clés pour renforcer le processus de facturation électronique avec les fournisseurs ».

Vous découvrirez comment, à l’aide des fournisseurs, les directeurs financiers peuvent tirer pleinement parti de l’e-facturation. 

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Réseau Basware Network

Lorsque vous travaillez avec Basware, le monde devient votre propre terrain de jeu. Écosystème B2B ouvert, le réseau Basware Network permet à toutes les entreprises (acheteurs, fournisseurs et partenaires) de tirer parti d'un environnement commercial mondial connecté.

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Lorsque vous travaillez avec Basware, le monde devient votre propre terrain de jeu. Écosystème B2B ouvert, le réseau Basware Network permet à toutes les entreprises (acheteurs, fournisseurs et partenaires) de tirer parti d'un environnement commercial mondial connecté.

S'il est très facile d'y adhérer, il est encore plus simple de découvrir des partenaires, d'inviter de nouveaux clients et d'étendre votre portée commerciale ; c'est l'avantage réseau.

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Onboarding accéléré de vos fournisseurs

Notre offre de services d’activation, disponible à l’international, vise à accélérer la transition de vos fournisseurs vers la facturation électronique. 

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Notre offre de services d’activation, disponible à l’international, vise à accélérer la transition de vos fournisseurs vers la facturation électronique. 

Nous offrons un certain nombre d’options en libre-service pour convaincre vos fournisseurs d’adopter la facturation électronique. 

Vous avez également la possibilité de créer un programme sur mesure avec notre équipe d’activation présente à l’international. Ensemble, nous segmentons vos fournisseurs, nous définissons un plan de communication pour les informer et nous proposons la solution de facturation électronique la plus adaptée. Vos fournisseurs principaux seront contactés personnellement, les autres recevront la communication par e-mail. Nos équipes d’activation peuvent accompagner vos fournisseurs situés dans le monde entier à partir de nos bureaux se trouvant en Europe, en Amérique et APAC. 

 

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La garantie de la conformité fiscale

Garantissez l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité de vos opérations fiscales grâce aux services mondiaux de facturation électronique Basware.

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Garantissez l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité de vos opérations fiscales grâce aux services mondiaux de facturation électronique Basware.

La conformité désigne l'obligation pour les factures de refléter précisément la livraison des biens et des services. Elle couvre également l'authenticité de l'origine des informations, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures, de leur date d'émission à la fin de leur période d'archivage. Si des contrôles métiers, des codes EDI ou des signatures numériques sont nécessaires pour assurer la conformité, Basware dispose de la solution appropriée.

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Packages

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Solutions de numérisation et de vidéocodage

Description: 

Basware propose deux solutions de numérisation et de vidéocodage pour des réponses adaptées. Des offres de facturation électronique plus avancées sont également disponibles. 

Basware Scan & Capture Service

Externalisation de la numérisation et du vidéocodage

Si vous souhaitez externaliser l'ensemble du processus de numérisation et de vidéocodage.

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  • Service de numérisation et de vidéocodage entièrement externalisé à l'échelle mondiale
  • Basware reçoit, ouvre, trie et numérise les factures papier
  • Données de facturation capturées par en-tête ou par ligne
  • Validation des données effectuée par Basware
  • Restitution et envoi des données via le Basware Network
  • Après numérisation, les factures sont archivées, retournées ou détruites
  • Activation des fournisseurs par Basware (facultatif)

Basware CloudScan

Pour une numérisation et un vidéocodage en interne

Si vous devez traiter des factures papier (ou PDF) localement, numérisez-les en interne. Basware s'occupera de la capture des données.

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  • Vous recevez des factures papier (ou PDF)
  • Vous numérisez les documents à l'aide d'un scanner compatible TWAIN
  • Capture par en-tête ou par ligne effectuée par Basware
  • Validation par Basware (ou auto-validation)
  • Restitution et envoi des données via le Basware Network
  • Archivage par Basware (facultatif)
  • Activation des fournisseurs par Basware (facultatif)

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